Zoveel verschillende ambachten, zoveel verschillende toepassingen, en op ieder potje past altijd wel een deksel! Zo ook in de verschillende varianten van een DMS. Het maakt namelijk nogal wat uit in welke branche u zit en op welke manier u een Document Management Systeem wilt gaan inzetten. Wij gaan hier kijken hoe u in de bouw gebruik kunt maken van een DMS. Maar eerst, wat kunt u met een DMS?
Een DMS, ofwel document beheersysteem, verschilt inhoudelijk wel, maar vanuit de basis doet elke DMS hetzelfde. Het is erop gericht om orde te scheppen in de vele (digitale) bestanden die we met elkaar delen. Deze bestanden worden digitaal opgeslagen in een platform/server/Cloud omgeving die voor u als gebruiker of gemachtigde eenvoudig bereikbaar is. Hierin kunt u dan snel documenten vinden, aanpassen, verwerken, bewerken, delen en meer. Ofwel, documentbeheer voor de bouw.
Document management in de bouw
Diverse ERP systemen hebben wel een soort van “basis DMS systeem” opgenomen in het pakket zodat men in het MKB prima hiermee kan werken. Het wordt echter een compleet ander verhaal als u in een branche zit die erop ingericht is dat men met veel verschillende partijen en disciplines moet gaan samenwerken. De bouw is zo’n branche. Van oorsprong uit is het een erg conservatieve branche, maar al jarenlang is samenwerking gebruikelijk en zelfs noodzakelijk om tot één bouwwerk te komen.
Met alle digitale (3D BIM) ontwikkelingen van de laatste jaren heeft de bouw een behoorlijke uitdaging. Dit staat nog los van alle andere uitdagingen waarmee de bouw momenteel te kampen heeft. Zo is de Wet kwaliteitsborging aanstaande, hebben we het stikstof en PFAS problematiek, en is er een gigantisch woningtekort waardoor allerlei regel- en wetgeving vergunningen maar moeilijk worden afgegeven.
Om naast alle problematiek grip op uw eigen bouwproces te houden, is er een DMS vereist die alle complexe datastromen kan beheren. Datastromen nemen met het jaar enorm toe, denk ook bijvoorbeeld aan termen als BIG data en algoritmes, en zijn ook in de bouw steeds meer van toepassing. Om van data naar informatie te gaan moet er een koppeling tussen deze datastromen aanwezig zijn.
DMS koppeling met Autodesk Revit
Newforma is zo’n pakket die dat perfect voor de bouwbranche faciliteert. Het is het enige Document Management Systeem die CAD informatie, ofwel de 3D BIM modellen, opneemt binnen een DMS op project niveau. Zo kunt u al uw bestanden in de bouw koppelen aan het DMS, ook de informatie van de 3D modellen.
In het Autodesk Revit (een 3D modelleer programma) zit een knop voor Newforma verwerkt die de koppeling van BIM modellen mogelijk maakt. Revit is namelijk een database gestuurd 3D BIM programma waar we o.a. hoeveelheden kunnen extraheren en waarin we multidisciplinair en gelijktijdig in een model kunnen werken. Een DMS gekoppeld aan zo’n 3D pakket is uniek. We zien het ook terug bij onze klanten die in hun BIM volwassenheid aan het groeien zijn: zij weten de toegevoegde waarde van een pakket als Newforma goed in te schatten en te benutten. Op deze manier hebben ze hun grip op het proces weer terug.
Maakt u al gebruik van een DMS?
Ook nieuwsgierig wat ons pakket Newforma voor u kan betekenen? Laat het ons weten en we informeren u graag in een persoonlijk gesprek. Naast alle bovenstaande uitdagingen had ik Covid-19 nog niet eens benoemd, maar gelukkig kunnen we elkaar weer opzoeken!
Team Druchtman
Meer weten over DMS en databeheer?
E-paper → Meerwaarde vanuit uw document management-systeem
Webinar on-demand → Beheer van BIM data