SDSI vormt een belangrijke schakel tussen de architect van een jachtinterieur en de interieurbouwer. “Wij zitten als het ware tussen het ontwerp en de productie in”, zegt operationeel directeur Tomas Dunnebier van het Zuid-Hollandse bedrijf. “Wij bekijken of het ontwerp van de architect technisch haalbaar is en vertalen de tekening op engineeringniveau. Daarbij houden wij met name rekening met werktuigbouwkundige en constructieve aspecten, inclusief elektra, audio en video, isolatie, airconditioning, IT en security. Vervolgens worden onze engineeringstekeningen door de interieurbouwer tot productieniveau uitgewerkt. Onze grootste klant is De Vries Scheepsbouw in Makkum, onderdeel van Feadship, bouwer van de mooiste en meeste exclusieve jachten ter wereld.”
Snel actiepunten aanmaken
“Momenteel zijn wij bijvoorbeeld bezig met een project voor een luxe motorjacht met een lengte van ruim honderd meter”, vervolgt de operationeel directeur. “Op zo’n groot jacht heb je tot wel zestig luxe ruimten en zelfs nog meer crewruimten. Voor al die ruimten moeten de toegepaste materialen, geplaatste apparatuur en afwerkingsdetails worden vastgelegd. Zo’n project, met een looptijd van soms wel méér dan twee jaar, brengt een grote hoeveelheid projectinformatie met zich mee. Wij waren al jaren op zoek naar een geschikt programma waarmee wij al onze projectafspraken, vragen en actiepunten goed konden organiseren. Een belangrijk aandachtspunt was daarbij een directe koppeling met Microsoft Outlook, aangezien veel van onze actiepunten en afspraken via de e-mail binnenkomen. Zodoende zijn wij aanbeland bij het PIM-systeem Newforma; dankzij de koppeling met Outlook kun je daarmee snel en eenvoudig actiepunten (action items) aanmaken, wat voor ons heel belangrijk is.”
Dankzij de gestructureerde manier van werken met Newforma is de nauwkeurigheid van het tekenwerk toegenomen en worden veel minder zaken over het hoofd gezien
Newforma Spatial Index
Medio 2014 besloot SDSI tot de aanschaf van Newforma bij Druchtman & Partners, onderdeel van de ICN Group. “Bij ons huidige project met het grote luxe motorjacht hebben wij Newforma reeds met succes toegepast en zijn wij alle actiepunten gaan documenteren”, verduidelijkt Dunnebier. “Van elke ruimte op het jacht hebben wij in Newforma Spatial Index een aparte ruimte aangemaakt en deze gekoppeld aan actiepunten. Om een idee te geven: in totaal was er bij dit project sprake van zo’n 900 actiepunten, daarvan staan er momenteel nog 186 open. Dat zijn dus zaken die nog moeten worden uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld het wijzigen van een plintdetail in de bibliotheek. Op onze projecten hebben we veel te maken met klantwijzigingen en gaat projectinformatie vaak op en neer, maar dankzij de gestructureerde manier van werken met Newforma is de nauwkeurigheid van het tekenwerk toegenomen en worden veel minder zaken over het hoofd gezien.”
Vraagbaak
Ook nadat SDSI een project eenmaal heeft overgedragen, vervult Newforma voor het bedrijf nog een belangrijke rol: “Newforma indexeert de inhoud van alle e-mails en bestanden, zodat je projectinformatie altijd kunt terugvinden. Hier-door kunnen onze projectpartners ons, naast betrouwbare engineeringpartij, ook gebruiken als vraagbaak met betrekking tot alle gemaakte afspraken. Als de werf of een interieurbouwer bij-voorbeeld wil weten van welke houtsoort een bepaald wandpaneel is en wanneer dat besloten is, dan kunnen wij dat opzoeken in Newforma; want daarin zijn alle afspraken die ooit zijn gemaakt keurig gearchiveerd. Dankzij de slimme zoekfunctie in Newforma, waarbij je bestanden met een bepaalde naam en zelfs specifieke zoektermen in bestanden kunt laten zoeken, kun je die informatie bovendien heel snel terugvinden. Dat is heel fijn en werkt sterk tijdbesparend.”
Veilige informatie-uitwisseling
Een andere module die zich voor SDSI als heel praktisch bewijst, is Newforma Info Exchange. “Deze webportal gebruiken wij voornamelijk voor de veilige uitwisseling van projectinformatie met onze klanten”, zegt de operationeel directeur. “Hiermee kunnen wij bijvoorbeeld precies bijhouden wie onze tekeningen heeft gedownload en wanneer dat is gebeurd. Met onze bestaande FTP-server was dat niet mogelijk. Daarnaast werkt Newforma ontzorgend voor zowel onze eigen project engineers als projectleiders. Vroeger werden nog weleens zaken over het hoofd gezien, maar nu kan dat niet meer. De aansturing en controle van het team is daardoor verbeterd.”
In het kort
Uitdagingen
- Opdrachtgevers wijzigen veel en vaak, gegevens zijn lastig terug te vinden
- E-mails zijn los van het project
- Gegevens moeten voor derden beschikbaar zijn
Oplossingen
- Newforma Project Center enterprise software
Resultaten
- Wijzigingen worden bijgehouden
- Instant keyword zoekfunctie van alle data, email, PDF, CAD, Autodesk Revit elementen en Microsoft Office
- Project e-mail is voor iedereen benaderbaar
- 1 dashboard voor alle projectgegevens
- De webportal biedt een professioneel platform voor derden