Archiveren? Hoezo, ik heb toch genoeg opslag! 


opslag veilig data vinden

Volgens de definitie van het Nationaal Archief is archiveren “Alles wat nodig is om informatie duurzaam toegankelijk te maken.” Op deze manier kunnen zowel de huidige betrokkenen als toekomstige betrokkenen de juiste informatie terugvinden. Maar…. archiveren is niet hetzelfde als het wegbergen van informatie. Gegevens worden gearchiveerd, wanneer deze niet meer direct nodig zijn, maar ze niet weggedaan kunnen worden. Vaak wordt een archief gezien als een soort geheugen van interessante zaken en documenten. Vanuit een goede bedrijfsvoering is een goed archief onmisbaar. Het levert een actueel beeld en biedt de mogelijkheid alles te onthouden voor de organisatie, mits het bijgehouden wordt en daarmee actueel is. Digitale archieven passen heel goed bij de gedachte achter Gettings Things Done van David Allen. Hij stelt dat we niet gemaakt zijn om te onthouden, maar om na te denken. Het onthouden moet door systemen gedaan worden. Hoe vaak heb jij al aan een collega gevraagd: weet jij nog hoe het zat met dat-en-dat project?

“We zijn niet gemaakt om te onthouden, we zijn gemaakt om na te denken.”

Waarom archiveren?

Archiveren informatie wordt gedaan om de volgende redenen:

  • Werk goed te doen: medewerkers hebben informatie nodig om hun werk goed te kunnen doen. Ze moeten bijvoorbeeld weten wat besproken wordt in bepaalde vergaderingen en welke besluiten genomen zijn. Maar ook waar installaties in een gebouw zitten of welke informatie al verzameld is bij een bepaald onderzoek.
  • Verantwoording af te leggen: Organisaties moeten zich kunnen verantwoorden over hun werk bijvoorbeeld door middel van managementrapportages en auditrapporten.
  • Informatie is van grote waarde: Archiveren wordt gedaan om informatie voor korte of langere tijd veilig te stellen. De Archiefwet verplicht overheden om informatie zorgvuldig te beheren zodat deze toegankelijk is en blijft. Daarnaast zijn er veel andere wetten waarin elementen van duurzame toegankelijkheid terugkomen. Denk maar aan de Wet openbaarheid van bestuur en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wat is een goed archief?

Een goed archief moet voldoen aan kwaliteitsnormen. In NEN-ISO 15489: 2016 Informatie en documentatie – Informatie- en archiefmanagement staat het belang van een goede bedrijfsvoering is de standaard voor archiefbeheer. Veel organisaties hebben een ISO 9000 kwaliteitsmanagementcertificaat. Deze verplicht onder andere het voeren van een goede administratie. De norm voor archiefbeheer geeft daarvoor de juiste eisen. Er zijn vier kwaliteitseisen vanuit NEN-ISO 15489: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid.

  • Authenticiteit: het bestand moet zijn wat het beweert te zijn
  • Betrouwbaarheid: de inhoud van het bestand moet kloppen met de feiten. Men moet er op kunnen vertrouwen dat de informatie correct is.
  • Integriteit: de vorm, inhoud en structuur van een document moet bij raadpleging gelijk zijn aan de vorm, inhoud en structuur op het tijdstip dat het werd ontvangen of opgemaakt
  • Bruikbaarheid: het bestand moet kunnen worden teruggevonden, zichtbaar gemaakt worden en begrepen; het bestand moet leesbaar zijn, inclusief alle gebruikte symbolen. En het bestand moet geschikt zijn om te worden verstuurd aan een ander.

Duurzaam toegankelijk

Het voldoen aan de kwaliteitseisen uit de norm verwacht van organisaties dat ze aan de volgende aspecten invulling hebben gegeven.

Als organisatie

  • Verankeren: kwaliteitskenmerken moeten verankerd worden in het bestaande informatiebeleid en de hierbij betrokken processen.
  • Rollen: De juiste personen met juiste verantwoordelijkheden hebben de juiste rollen nodig. Denk hierbij aan gebruiker, ontwerper en beslisser
  • Middelen: Goede toegang tot een archief kost geld, tijd, techniek en kennis.
  • Instrumenten: Het is noodzakelijk om de algemene beheerinstrumenten (zoals selectielijsten) te ontwikkelen.

In een systeem

  • Denk na over hoe een archiveringssysteem er voor uw organisatie uit moet zien en hoe dit geïmplementeerd kan worden. van archiveringssystemen. Dit kunnen systemen zijn die specifiek bedoeld zijn voor het archiveren van informatie, zoals Strongroom.
  • Bepaal hoe de beheerinstrumenten zullen worden toegepast.
  • Neem de tijd voor het inrichten van specifieke informatiebeheerprocessen. Denk hierbij ook aan de tijdige vernietiging van informatie.

Archivering begint al bij het maken, ontvangen en verzenden van documenten. Die visie vergt een doordacht systeemontwerp. Dit begint al bij het aanmaken van bestanden, gevolgd door het archiveren van deze bestanden, vervolgens het correct en veilig opslaan van deze bestanden inclusief metadata, x-refs, BIM data, gekoppelde bestanden en afspraken. En ten slotte hoe gaan we de gegevens weer uit het archief beschikbaar krijgen? En uiteraard moet een goed systeem onderhouden worden.

Archive First, Back-up less en Consolidate more.

Daarom heeft Druchtman & Partners gekozen om met Strongroom een gedegen oplossing te bieden.

  1. Met Strongroom hoeft u geen investering te doen in hardware, software en beheer.
  2. U voldoet aan wet- en regelgeving voor het bewaren, beschikbaar stellen en beveiligen van uw data en bestanden – zowel voor uw klanten als voor uw medewerkers.
  3. Duurzaam: uw content staat op energiezuinige systemen in datacenters die groene energie gebruiken.
  4. U bespaart kosten op uw ICT door de toepassing van het ABC-concept: Archive First, Back-up less en Consolidate more.

Over Strongroom >


© 2020 Druchtman & Partners B.V. All rights reserved.