10 tips om het niet meer druk te hebben
Laatst was ik met een vriendin aan het praten. Ze zei dat ze het heel erg druk had. Overal losse eindjes in het werk. Veel dingen aan het hoofd. Met als gevolg chaos en vertraging.
Ze vroeg me of ik het ook druk heb. Ik antwoordde haar van niet, ondanks dat ik met 27 projecten tegelijkertijd aan het werk ben, in meerdere rollen. “Hoe doe je dat?” vroeg ze me. “Simpel”, antwoordde ik haar, “het druk hebben is een mind set en ik heb er voor gekozen om het niet druk te hebben”.
Uiteraard heb ik wel een aantal tips om de hoeveelheid werk die er is te managen, maar zolang ik niet steeds roep dat ik het druk heb, heb ik het ook niet druk. Ik heb grip!
Welke tips ik haar gegeven heb? Lees het hieronder:
- We zijn niet gemaakt om te onthouden, maar om na te denken (David Allen).
Zorg ervoor dat je een goedwerkend en betrouwbaar systeem hebt waarin je alles kunt terugvinden en managen. Dit kan een schrijfmap zijn, maar ook Microsoft Teams, Newforma Project Center of wat voor systeem dan ook. Als het maar betrouwbaar is. - Maak een overzichtelijke takenlijst.
Je raakt het overzicht kwijt als je niet weet wat je moet doen. Zorg voor overzicht door met één lijst te werken. Je ziet vaak dat met mensen overal en nergens dingen noteren en dan ben je dus het overzicht kwijt. - Plan je werkzaamheden ruim in.
Plan eerst je tijd- en datum gebonden taken in. Vul daarna de rest in op basis van prioriteit. Probeer jezelf niet helemaal vol te plannen. Houd rekening met mogelijke uitloop van werkzaamheden, onverwachte klussen en last-minute taakjes. Geef jezelf ook de ruimte om even niets te doen zodat je weer kunt opladen. - Maak meer gebruik van standaard Outlook functionaliteiten.
In mijn mail gaan e-mails waar ik in CC sta, automatisch naar een CC-folder. Aangezien ik in CC sta is die mail slechts ter info, dus hoef ik die niet direct te lezen. Wat ook handig is zijn “Snelle Stappen”. Één van de snelle stappen die ik heb ingesteld is “Wachten op”. Wanneer ik een mail selecteer en ik klik dan op de Snelle Stap “Wachten Op” dan gebeuren er een aantal dingen automatisch:
1 – de mail wordt verplaatst naar de map Wachten Op.
2 – De mail wordt gevlagd met een herinnering op volgende week.
3 – de mail krijgt de categorie Wachten Op.
Deze drie stappen zorgen ervoor dat ik overzicht houd van wat er nog uitstaat bij anderen. Niet alleen in de mailomgeving van Outlook, maar ook in taken. - Er zijn maar 2 redenen waarom jij je werk niet af krijgt.
Één van mijn eerste werkgevers leerde me een wijze les. Als je je werk niet af hebt kunnen er maar 2 oorzaken zijn: Of je doet je werk niet goed, of je hebt teveel werk. Dat zijn de enige twee opties. Dus als je je werk goed doet, maar toch het gevoel hebt overspoeld te worden door de hoeveelheid werk, dan heb je gewoon teveel werk. - Durf ‘Nee’ te zeggen!
Dit is eigenlijk de belangrijkste regel. Zeg gewoon eens wat vaker nee! Waarom zou jij iets moeten doen, terwijl je collega dat ook zelf kan doen. En als je dan iets móet doen voor die collega, leer hem of haar dan hoe die het zelf kan, zodat jij het de volgende keer niet meer hoeft te doen. - Neem pauzes.
Als je gefocust bent en werkt, werk dan hard. Als je pauzeert, neem dan pauzes. Zet je geest waar hij moet zijn en wanneer hij moet zijn, om je te helpen alle stress en gedachten op je geest te overwinnen. Het controleren van je e-mails wanneer je uit bent tijdens de lunch of het proberen te plannen van je dag wanneer je een pauze neemt, zal de druk blijven verhogen. Neem een seconde de tijd om te ademen, anders zul je altijd het gevoel hebben dat je achterloopt op wat je al moet doen. - Samenwerken en communiceren.
Je hebt niet voor niets een team, communiceer effectief met hen en praat over wat er moet worden ingevuld en hoe dat moet gebeuren. Tijd doorbrengen met andere collega’s om te praten over een aankomend project kan u helpen op de lange termijn, om ervoor te zorgen dat iedereen in lijn is met dezelfde ideeën. Het zal je ook tijd besparen, dus je verspilt je inspanningen niet aan iets wat misschien niet nodig is! Ook is je team er om samen te werken en een helpende hand te zijn, wees niet bang om hulp te vragen! - Verander je perspectief.
Stress is een mentaliteit en als je jezelf voortdurend de negatieve dingen vertelt, dan ga je je er ook zo naar gedragen.. In plaats van jezelf te vertellen “Ik heb zoveel te doen” of “Ik ben zo gestresst!” Zeg tegen jezelf, “Als ik deze twee dingen gedaan krijg, ben ik goed bezig!” of “Ik heb veel te doen vandaag, maar ik zal beginnen met dit…” Jezelf toestaan om de taken te accepteren, maar manieren vinden om ze in je dag in te passen, terwijl je je ook realiseert dat je hard werkt en dat je uiteindelijk je projecten zult afronden. - Maak een wandeling.
Er zijn veel studies gedaan die de slechte effecten van de hele dag op kantoor laten zien en dat is het ook echt! Als je vastzit aan iets wat je zo hard probeert goed te doen, sta dan op, maak een wandeling en neem een adempauze. Het nemen van zelfs 5 minuten om rond te lopen op kantoor kan u helpen om terug te keren naar de realiteit en te beseffen, ja, het werk dat je moet doen is belangrijk, maar zo is je mentale gezondheid en het hoeft niet te worden overwerkt!
Iedereen heeft een andere manier om de dag door te komen, maar als je voortdurend bang bent voor het werk dat je elke dag moet doen, verander dan de manier waarop je het werk waarneemt. We zullen altijd moeten werken en waarschijnlijk zullen we altijd veel werk hebben! Er zijn sommige dingen die we niet kunnen veranderen, maar we kunnen wel veranderen hoe we onze dag structureren en hoe we er over denken. Dus, probeer deze kleine dingen in je dag te implementeren en kijk of het kan helpen om een verschil te maken!
Groet,
Team Druchtman