Archiveren is tijdverspilling!

Ik vind het belachelijk dat je langer dan 2 seconden doet over het archiveren van een e-mail! Goed archiveren van bestanden, mails en modellen is heel belangrijk, maar dat mag geen kostbare tijd opeisen. Onlangs sprak ik een senior-projectleider over zijn werkprocessen. Hij liet me zien hoe hij een e-mail moest archiveren:

  • stap 1: klik op de plugin in outlook
  • stap 2: de software opent met een aparte window
  • stap 3: vul de naam van verzender in
  • stap 4: vul de naam van de ontvanger in
  • stap 5: vul het onderwerp in
  • stap 6: vul de projectnaam in
  • stap 7: geef aan of het geheim of openbaar beschikbaar is
  • stap 8: klik op opslaan

Al deze stappen kostten hem gemiddeld 3 minuten per e-mail.

Ik vroeg hem hoeveel e-mails per dag hij archiveerde. Minimaal 40. Een snelle rekensom leerde me dat hij 2 uur per dag bezig is met e-mail archiveren. Je bent een senior-projectleider, wat kost jij per uur? € 150,00! Dus voor € 300,00 per dag, oftewel € 1.500,00 per week, ben je e-mails aan het archiveren!! Heb je niks beters te doen?

Ik liet hem zien hoe Newforma hier mee omgaat:

  • stap 1: sleep de mail naar de projectmap in Outlook

KLAAR!

In nog geen 2 seconden is de mail gearchiveerd en beschikbaar voor het hele projectteam. De senior-projectleider moest een traantje wegpinken. Dat dat zo snel en eenvoudig kan!

archiveren is tijdverspilling En toen kwamen de vragen:

Maar kun je het wel terugvinden dan? Ja! Want Newforma verplaatst de mail naar je projectfolder en indexeert op inhoud. Iedereen kan altijd alle e-mails terugvinden.

Maar de meta-data dan? Newforma indexeert op inhoud: verzender, ontvanger, onderwerp, projectnaam e.d. staan allemaal al in de e-mail, dus die hoeven we niet toe te voegen.

En als anderen dezelfde mail opslaan? Newforma ontdubbelt identieke mails automatisch. Maar als ik onderweg ben dan? Ook in je eigen mail app op je smartphone of tablet zit hetzelfde mapje. Het is een kwestie van de mail naar de projectmap slepen en klaar! Ook onderweg.

Hoeveel medewerkers heb je? 20? 50? Wat kosten die gemiddeld per uur? € 50,00?

Reken zelf maar uit wat Newforma je oplevert in je eigen organisatie. Dat kan flink oplopen.

Wordt het niet eens tijd dat ook wij een afspraak maken om je leven makkelijker te maken?

Groet,

Bas Wolse
Management Consultant
Druchtman & Partners