Bruggetjes

Laatst had ik een Twitterdiscussie met @MarcDankers over eilandjes van informatie.
Het risico van de vele informatiebronnen is dat die ook weer losse entiteiten worden. We willen, nee moeten, samenwerken. Dit heeft tot gevolg dat we informatie met elkaar delen en dat er meerdere plekken zijn waar die informatie te vinden is.

Deze eilandjes van informatie zijn een risico.

01 bruggetjes

Risico's moeten we minimaliseren. Hoe doe je dat dan? Zoals u waarschijnlijk wel weet is Risico = kans * effect. Dus er zijn twee mogelijkheden om de risico's omlaag te brengen: de kans verkleinen of het effect verlagen. We beginnen bij de kans.

Wat is de kans dat er problemen ontstaan bij eilandjes van informatie? Een inkoppertje: hoe meer eilandjes, hoe groter de kans op problemen. Ten eerste dat u moet onthouden waar wat staat. Als een document, tekening of 3D-model ergens staat opgeslagen, hoe manage je dan die locatie? Waar stond dat ook alweer? In Dropbox? In SharePoint? Op de server? In de Cloud? En de tweede vraag die u zich moet stellen is: wie is er verantwoordelijk voor de opslaglocatie? Is uw bedrijf dat, of één van uw ketenpartners? Mocht dat een partner zijn, dan is het wel van belang dat er afspraken gemaakt worden over het beheer van de data. En ten derde moeten er afspraken gemaakt worden over waar de gegevens blijven nadat het project is afgerond. Is uw opdrachtgever eigenaar van de data en gaat u het beheer doen? Dan wilt u wel toegang houden tot de databronnen.

Wat kan het effect zijn wanneer data op meerdere plekken staat? Het eerste effect kan zijn: grote zoektijd naar informatie. Mocht u al weten op welk eiland de informatie ligt, moet ook nog de opslagstructuur van dat eiland onthouden worden. En die structuur is op elke plek weer anders. Daar kunnen natuurlijk afspraken over gemaakt worden, maar de praktijk is weerbarstig. U weet zelf, zelfs binnen één organisatie verschillen de meningen over hoe iets het beste bewaard kan worden.
Een tweede effect is versies. Data op meerdere plekken, die al dan niet beschikbaar zijn, werkt in de hand dat medewerkers eigen versies van documenten gaan opslaan en gebruiken. Dit met alle gevolgen van dien. Want bij dubbele opslag is het maar de vraag welke versie de juiste is.

@NobbeMieras

Zoals @NobbeMieras dat zo mooi verwoordde: 'Je kunt alleen maar risico's nemen als je de mogelijke uitkomst van eventueel falen kunt accepteren.' Bij risicoanalyses spreekt men dan over Acceptabel Rest Risico, of ARR. Deze term wordt bij de rijksoverheid als volgt samengevat: welke uitvalduur van systemen en welk verlies van data is nog acceptabel voor de bedrijfsvoering? (bron: http://www.noraonline.nl/wiki/Ontwerpen_op_basis_van_eisen)

Hoe gaat Newforma om met deze case? U kunt het zich zo voorstellen: Newforma is de brug tussen alle eilandjes en de 'supergoogle' op het eiland. Newforma verbindt data van diverse bronnen met elkaar. En daar gaan we best ver in:

  • Revit;
  • AutoCAD;
  • Outlook;
  • iPad & iPhone;
  • PDF;
  • Planningstool;
  • Office (365);
  • Windows Verkenner;
  • GMail;
  • ProjectWise;
  • Dropbox;
  • SharePoint;
  • Dynamics;
  • Etc...

In uw workflow kunt u bijvoorbeeld een actiepunt voor iemand anders koppelen aan een Revit-element dat gekoppeld is aan een model. Een daarvan wilt u de voortgang bewaken. En daarbij zijn de koppelingen bidirectioneel, tweezijdig dus, terug te vinden. De mogelijkheden zijn legio. Eigenlijk alles waar een SQL-database achter zit, kan Newforma bij.
Het indexeren zorgt ervoor dat Newforma een ijzersterke zoekfunctie heeft. U kunt met Newforma tot diep in de data informatie terugvinden, bijvoorbeeld: tags aan foto's, eigenschappen van Revit-elementen, tekst in gescande PDF's (door middel van OCR-herkenning), etc..

Wilt u weten hoe Newforma kan omgaan met uw business case? Maak dan vrijblijvend een afspraak: +31 (0)88 397 7 333 of via ons contactformulier.

groet,

Bas Wolse
Management Consultant
Druchtman & Partners